Toute entreprise se doit de conserver les documents relatifs à son activité pendant une durée minimale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents.

En France, les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables et fiscaux pendant une période de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice fiscal auquel ils se rapportent. Cette période de conservation concerne notamment les documents pertinents pour la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise.

Ces durées de sauvegarde sont des recommandations générales. Elles peuvent varier en fonction de la situation individuelle de chaque entreprise. Certains documents, tels que ceux liés à la propriété foncière, peuvent nécessiter une conservation plus longue.

En résumé

Selon le site du Ministère de l’économie, les entreprises conserveront les documents pour les durées suivantes:

 

Les livres comptables 10 ans
Les registres comptables 10 ans
Pièces justificatives 10 ans
Contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Documents bancaires* 5 ans
Documents de transport de marchandise 5 ans
Bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 
 5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
 3 ans
Feuilles de présence, des pouvoirs, des rapports du gérant ou du conseil d’administration et des rapports des commissaires aux comptes 3 ans
Déclaration de douane 3 ans
Police d’assurance 2 ans

 

*Les Relevés bancaires:

La conservation des relevés bancaires est essentielle pour répondre aux obligations légales en matière de comptabilité et pour faire face à d’éventuels contrôles fiscaux. Ces documents peuvent être nécessaires pour justifier des opérations financières, déterminer les soldes de compte, et fournir une traçabilité des transactions.

Il est recommandé de stocker les relevés bancaires dans un endroit sécurisé et accessible en cas de besoin. Si votre entreprise utilise des services bancaires en ligne, assurez vous de sauvegarder ou d’imprimer régulièrement les relevés afin de disposer de copies physiques ou électroniques pour la conservation à long terme.

Comment conserver les documents?

Il est essentiel de respecter les règles de conservation des documents spécifiées par les autorités fiscales locales. Les entreprises doivent mettre en place des systèmes efficaces de gestion documentaire.

Par exemple, un système de classement efficace pour vos documents en les indexant pour pouvoir rapidement identifier et récupérer les informations lorsque nécessaire. Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) peuvent faciliter la conservation, la recherche et la gestion des documents.

Si vous utilisez des services d’archivage physique ou électronique, assurez vous qu’ils respectent les normes de sécurité appropriées. La protection contre la perte, le vol ou la divulgation non autorisée est essentielle. De même, si vos documents contiennent des données personnelles, vérifiez de respecter les principes du RGPD en matière de conservation et de traitement de ces données.

 

Vous pouvez aussi nous consulter pour s’assurer de votre conformité avec les réglementations en vigueur.

 

Bon à savoir: 

La non conservation des documents comptables, fiscaux, et douaniers conformément aux règles légales peut entraîner des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue[des] documents[demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »

 

 

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